Los programas o campañas de correo electrónico proporcionan capacidades para diseñar e implementar procesos automatizados que mueven contactos a través de tareas repetitivas de marketing sin tener la necesidad de utilizar procesamiento por lotes o marketing manual. Cada programa automatizado consiste en reglas para entrar y salir del mismo, junto a la toma de decisiones lógicas (por ejemplo, si un contacto ha exhibido una conducta determinada o tiene un cierto valor en tu registro de contacto, entonces él o ella avanza a un paso determinado, de lo contrario, hacer otra cosa) y elección de elementos de contenido.
Prácticas Fundacionales en la automatización del correo electrónico
Define tu público. Los programas o campañas automatizadas de correo electrónico sólo deben incluir miembros del público que cumplan con los criterios de entrada. Para iniciar este proceso, es necesario determinar a quién quieres incluir. Esta definición debe tener en cuenta criterios de bases de datos tales como el título, la industria, país u otros campos. También puedes optar por incluir en el proceso de automatización ciertos contactos cuando reúnan ciertos rangos de puntuación o potencial de conversión o exhibir determinado comportamiento en tu sitio web o en el correo electrónico. Definir adecuadamente a quién se incluirá (y a quién no) en un programa automatizado es vital para su éxito, así que ten cuidado en la definición de las reglas para la inclusión y exclusión de contactos.
Considera las campañas que te ayuden a identificar objetivos de forma proactiva y comunicarte con los varios segmentos de tu base de datos de comercialización. Piensa en programas que permitan invitar a los participantes a interactuar contigo. Los ejemplos incluyen ventas adicionales / cruzadas (upsell/cross sell), ciclo de compra en los programas de consolidación (nurturing), marketing de eventos, y prueba de uso antes de la conversión.
Implementa campañas que te permitan responder a la acción o solicitud de un visitante en tiempo real. Estos programas se conciben para gestionar y responder instantáneamente a la acción específica de un visitante. Los ejemplos incluyen invitaciones a Webinars, registro en eventos y ofertas de descarga incluídas en un próximo enlace a la oferta recomendada.
Programa la automatización de la campaña para que se desencadene en base a una fecha importante o cierto periodo de tiempo. Puedes ponerte en contacto con un usuario sobre la base de algo que sucedió en el pasado. Los ejemplos incluyen un acercamiento a la fecha de caducidad de una prueba gratuita, la falta de actividad durante un período de tiempo, el cumpleaños del contacto, en el aniversario de su conversión en cliente o inclusión en un programa de fidelización.
Considera tener programas de automatización para la generación de clientes potenciales, el cultivo de contactos y centrados en el cliente. Esto último puede ayudar a mantenerte conectado a clientes existentes, aumentando la lealtad y la satisfacción de los mismos.
Establece una línea de tiempo para el programa. Necesitas decidir si el programa se ejecutará indefinidamente o por un período determinado de tiempo, la línea de tiempo para que nuevos contactos puedan entrar en el programa, y, qué elementos del programa son relativos a la fecha. Esto significa que un paso de la campaña pueda ser relativo a pasos anteriores. Por ejemplo, el paso 3 se produce siete días después del paso 2. También, determinar qué elementos del programa son sensibles a una fecha. Por ejemplo, si se trata de un Webinar o espectáculo, lo más probable es que las actividades se produzcan en una fecha predeterminada.
Pre-desarrolla el contenido. Una vez has reconocido la necesidad de automatizar una serie de actividades de marketing, comienza a documentar el contenido que necesitarás para llevar a cabo la campaña. Con el fin de definir el programa no es necesario tener todas las ofertas o elementos de campaña en forma definitiva (se pueden utilizar marcadores de posición para representar los pasos que ocupará el contenido de próxima publicación). Sin embargo, el desarrollo del contenido antes de la campaña de lanzamiento eliminará los problemas de última hora para llenar el vacío provocado por su falta.
Siempre que sea posible, prueba la automatización con una lista de ensayo. Esto asegurará que no tienes un segmento de participantes «Atrapados» en un paso.
Prácticas recomendadas en la automatización del correo electrónico
Incorpora autoresponders. Los autoresponders son correos electrónicos cuyo envío se ejecuta en base a la ocurrencia de ciertos eventos y deberían añadirse como un paso definido en los elementos de la campaña, como recordatorios y confirmaciones de registro. Esta práctica aumentará en gran medida la eficiencia del personal de marketing. Los autoresponders también puede ser un mecanismo efectivo para la venta cruzada y adicional de complementos tales como mantenimiento, extensión de garantía o cursos de capacitación adicionales.
Seguimiento de las solicitudes de contenido. Cuando un visitante del sitio solicita un contenido, el programa puede proporcionar un mecanismo de seguimiento automatizado ofreciendo, por ejemplo, la posibilidad de ponerse en contacto con un representante, promoviendo la siguiente pieza de contenido en la serie, pidiendo su opinión o invitándolos a compartir el contenido en su red social.
Presta atención a la sincronización. Especifica las horas adecuadas durante las cuales el programa automatizado pueda enviar correos electrónico teniendo en cuenta el horario ‘activo’ del participante.
Utiliza los datos del CRM para poblar dinámicamente los mensajes. Esta personalización puede mejorar la interacción. Haz que la dirección de respuesta del correo electrónico corresponda a un representante de ventas en lugar de a un buzón sin control, lo que podría ser percibido como impersonal.
Mejores prácticas en la automatización del correo electrónico
Utiliza la personalización y la dinámica con el contenido. La adaptación de una oferta por segmentos, industria o nombres de los contacto aumentará las tasas de lectura y éxito. Se puede considerar la adaptación tanto del texto como las imágenes basándose en ciertos campos en la base de datos. En muchos casos, el contenido dinámico sólo requiere una plantilla de correo electrónico, el mensaje, y, a continuación, un número de versiones diferentes basadas en los campos de la base de datos. Esta práctica puede proporcionar incrementos sustanciales en la eficiencia y la eficacia de la campaña.
Proporciona programas específicos que permitan a los representantes de ventas agregar contactos durante el proceso de ventas. Por ejemplo se pueden incluir puntos de inflexión como la realización de reuniones, demos o llamadas de teléfono. Ejemplos de dichos programas pueden ser los programas de fomento o consolidación, introductorio o en profundidad, sobre un producto específico.
Elimina los clientes potenciales no cualificados. Crea reglas en el sistema que impidan que los contactos no cualificados reciban ofertas de alto valor y contenido.
Elimina los clientes potenciales que están cerca de la compra. Aprovecha la oportunidad de información que te ofrece el CRM para evitar que los contactos con alta probabilidad de acuerdo reciban ofertas de consolidación.
Aprovecha la información de las tablas relacionales. Utiliza los datos de las tablas relacionales tales como productos comprados, servicio al cliente llamadas, abandono del carrito de la compra y otras para hacer que el contenido y momento del mensaje coincida con el interés del contacto.
Crea plantillas de campaña que sean fáciles de copiar. Esto te ahorrará un tiempo valioso en la aplicación de tácticas de marketing rutinarias, tales como seminarios en línea y eventos.
Crea jerarquías de campaña. Especifica los criterios de ingreso dentro de cada campaña y elimina las personas que están en campañas similares, pero de mayor valor.
Actualiza el ranking de puntuación de los contactos y añádelos o elimínalos en los programas adecuados. Esto te ayudará a asegurarte de que un contacto de alto valor no termina en un programa de maduración o consolidación en general.
